Manuale

Introduzione

OnData.cloud è un'applicazione web per la gestione della fatturazione, delle anagrafiche, del magazzino, della contabilità in regime semplificato e delle statistiche di vendita di una qualsiasi attività commerciale.
La piattaforma prevede una serie di soluzioni scalabili e modulari in base alle proprie esigenze, dal gestionale cloud alla suite completa di modulo POS per la vendita a banco e l'emissione di scontrini fiscali.
Il software permette anche la gestione gerarchica e multi magazzino di più Punti vendita. Ognuno col suo accesso esclusivo.
Nella prima parte delle documentazione analizzeremo ogni aspetto del gestionale cloud, rimandando all'ultimo capitolo per la specifica documentazione del Modulo POS.

Una volta entrati sul sito, possiamo esplorarne il contenuto generale tramite le voci di menù:
Home che mostra una rapida introduzione alle funzionalità dell'applicazione.
Gestionale per un quadro più dettagliato delle possibilità offerte da OnData.cloud.
E-commerce contenente informazioni sulla prossima release del modulo di vendita on line associato al gestionale.
Modulo POS con le caratteristiche del programma stand alone per windows, da interfacciare alle stampanti fiscali per la vendita a banco.
Documentazione dove possiamo analizzare nel dettaglio ogni funzione e procedura.

E' possibile anche entrare nel cuore dell'applicazione tramite il link Demo che mette a disposizione un account generico per provare l'applicazione in tutte le sue sfaccettature, in attesa di registrarsi ed ottenere l'accesso esclusivo al proprio account.
Nella parte inferiore del sito è riportata una mappa del sito che comprende tutte le pagine dell'applicazione, alle quali accederai come utente Demo se non hai ancora effettuato il login oppure col tuo account in caso contrario.
In fondo alla pagina i link alle condizioni di utilizzo, alla dichiarazione sulla privacy e sui coockie e alle misure di sicurezza adottate.

Per ottenere il proprio profilo con accesso esclusivo, è necessario effettuare la registrazione tramite il form presente sul sito al link Login. Eseguita questa operazione, potrai accedere all'applicazione inserendo i dati specificati nel link Login.
Completata la registrazione, hai un mese di tempo per valutare il programma e decidere se sottoscrivere un abbonamento per un periodo maggiore.

Le tabelle

Vediamo come utilizzare le tabelle di OnData per visualizzare tutti i dati che ci interessano, effettuare ordinamenti, ricerche e raggruppamenti.
Consideriamo a titolo di esempio la tabella dei clienti riportata qui di seguito:

Possiamo vedere che la tabella è costituita da una riga di intestazione che mostra i nomi dei campi visualizzati (nell'esempio sono: Codice, Ragione sociale, Indirizzo, Località, CAP, Provincia, Nazione, Telefono, Email e Categoria), e da una serie di righe sottostanti, una per ogni cliente memorizzato.
Per ottenere una rapida consultazione dei dati, la tabella non visualizza tutti i dati salvati ma soltanto una frazione di essi alla volta. I dati sono organizzati in pagine da 100 righe. Il menu di navigazione tra le pagine della tabella è mostrato in alto a destra della tabella stessa, assieme alle informazioni sul numero totale di record menorizzati e su quelli mostrati.

In alto a sinistra abbiamo i Pulsanti di operatività sulla tabella: Inserimento , Cancellazione , Stampa e Ricerca , oltre a un campo di Ricerca veloce su tutti le voci della tabella.
Il pulsante di Inserimento permette di aprire il form per creare un nuovo record, mentre per modificare un record esistente basterà cliccare sulla riga corrispondente in tabella per aprire il form con i dati del record selezionato.
Il pulsante di Cancellazione permette infine di eliminare tutti i record selezionati in tabella tramite la prima colonna.
Il pulsante di Stampa visualizza un documento in formato pdf contenente l'elenco dei record visualizzati in tabella.
Il pulsante di Ricerca permette di mostrare un sotto pannello per la ricerca approfondita sui singoli campi.
Tramite il pulsante di Ripristino è possibile eliminare tutti i parametri di ricerca inseriti, i quali possono essere eliminati anche singolarmente tramite i pulsanti che compariranno in alto ogni volta che verrà inserito un parametro di ricerca (in figura ad es. il pulsante blu "Località: Roma").

Per le operazioni di Ordinamento è sufficiente cliccare sul nome del campo da ordinare nella riga di intestazione della tabella. Cliccando la prima volta assegneremo un ordinamente crescente, la seconda volta decrescente mentre cliccando una terza volta rimuoveremo l'ordinamento, ripristinando la visualizzazione di default della tabella.

Inserimento e Modifica dei dati

Per inserire un nuovo record o modificarne uno esistente, come detto, clicchiamo sul pulsante di Inserimento o sulla riga della tabella che vogliamo modificare.

Riferendoci sempre all'esempio dell'anagrafica clienti, vediamo il form di inserimento/modifica dei dati:

Qui troviamo tutti i campi relativi al cliente, dalla ragione sociale all'indirizzo, ecc ecc. Ove possibile, per campi che fanno riferimento ad altri dati tabellari, saranno presenti funzioni di autocompletamento (per esempio per la città) o scelte obbligate da menù a tendina (ad esempio per la categoria, che è gestita alla pagina Categorie clienti).
In alto troviamo la barra dei Pulsanti di operatività sul dettaglio.
I Pulsanti di scorrimento , ci permettono di scorrere i record della tabella senza dover chiudere il form di dettaglio.
I Pulsanti di Inserimento, Cancellazione e Salvataggio servono rispettivamente a creare un nuovo record, ad eliminare quello corrente e a salvare i dati inseriti/modificati per il record selezionato.
Nel caso specifico del Pulsante di salvataggio, effettuata l'operazione, verrà mostrato un avviso di conferma con le seguenti "opzioni scorciatia":
1) Continua: per restare sul record corrente
2) Torna all'elenco: per tornare alla tabella
3) Nuovo: per creare un nuovo record
4) Successivo: per visualizzare il record seguente
A seconda del tipo di anagrafica, potrebbero esserci altri pulsanti per operazione specifiche. Li vedremo man mano che li incontreremo.
Il pulsante x a destra sulla barra dei pulsanti, infine, ci permette di tornare alla tabella principale.

Le stampe

Tutte le stampe e i report di OnData sono in formato pdf. Per visualizzarli correttamente è necessario quindi avere installato Acrobat Reader sul proprio browser. Una volta aperta la scheda con il report selezionato è possibile stampare o salvare il file sul proprio computer tramite le funzioni native di Adobe Reader. Nell'esempio seguente vediamo la stampa di una fattura:

La home

Benvenuto nella Home di OnData.cloud! Qui troverai un riepilogo delle ultime scadenze, gli articoli sottoscorta e gli ultimi documenti emessi. Per questi ultimi basterà un click sulla riga corrispondente per visualizzare al volo il relativo pdf.
Nel caso sia attivata la fatturazione elettronica, inoltre, all'apertura della pagina verrò visualizzato un Report con gli esiti del processo di comunicazione con l'Agenzia delle Entrate, le fatture ricevute e un promemoria delle fatture non ancora trasmesse. In tal senso informazioni più dettagliate saranno disponibili alla pagina Conservazione sostitutiva nel menù Amministrazione.

Impostazioni

Impostazioni generali
Qui è possibile personalizzare il tuo profilo su OnData.cloud. Nelle righe Intestazione documenti puoi inserire la tua ragione sociale e i tuoi dati da visualizzare in tutti i documenti e le stampe, così come il Logo. Inoltre è possibile personalizzare l'Anagrafica articoli con 4 Campi supplementari (es. taglia, colore, stagione, tessuto) i quali saranno inseriti nel menu Anagrafiche e saranno disponibili nei Documenti di Vendita e Acquisto, oltre che nelle Giacenze di Magazzino. Nelle impostazioni possiamo specificare anche se tutti i prezzi nell'anagrafica vanno intesi IVA inclusa o esclusa. Questa operazione è comunque sempre reversibile, in quanto all'interno del nostro database i prezzi sono memorizzati sempre al netto dell'IVA, il che permette tra l'altro di modificare le aliquote IVA agli articoli senza andare a modificare i prezzi.

Mail
Tramite il tab Mail, impostiamo i parametri per utilizzare la propria casella di email per l'invio di messaggio all'interno di OnData.
Oltre ai parametri di connessione, specifichiamo se visualizzare il logo nel corpo del messaggio e le righe di intestazione e piè di pagina

Fatturazione
Specifichiamo le impostazioni generali relative alla fatturazione. Innanzitutto indichiamo se utilizzare Fatture o Fatture accompagnatorie, oppure entrambe con numerazione condivisa o separata.
Indichiamo poi quali campi supplementari aggiungere nel modello della fattura, tra unità di misura e le quattro varianti precedentemente impostate. Indichiamo infine le righe da mostrare a piè di pagina.

Fatturazione elettronica
Qui valorizziamo i campi obbligatori per l'emissione della fattura elettronica. Questi valori potranno comunque essere modificati nella fase di conferma di emissione, come vedremo più avanti.

Utenti

In questa pagina andiamo a configurare gli utenti che hanno accesso al programma e i loro privilegi. Per ognuno specifichiamo un Username e una Password e se abilitarli alla modifica dei dati riguardanti le seguenti sezioni: Anagrafiche, Articoli, POS, Fatturazione, Magazzino e Amministrazione. Nel caso non siano abilitati alla modifica di uno o più sezioni, nelle pagine relative potranno solo visualizzare i dati.

Anagrafiche

In questa sezione vanno inseriti tutti i dati relativi a clienti, fornitori e agenti ma anche a codici e valori di altro tipo che dovremo trattare nelle altre sezioni. In particolare quì gestiremo i dati relativi a clienti, fornitori, agenti, codici IVA, reparti, unità di misura, campi supplementari, categorie merceologiche, causali ditrasporto, vettori, porti, banche, agenzie, conti correnti e forme di pagamento.
Tutti i dati che inseriremo quì infatti costituiranno, tramite menu a tendina o maschere di ricerca, le opzioni di scelta per la compilazione dei campi presenti nei documenti di vendita o acquisto e nei movimenti di magazzino.
Tali dati saranno modificabili o eliminabili in qualsiasi momento a patto di non violare particolare vincoli di referenza. Ad es. se in angrafica abbiamo un cliente e questo è stato già legato ad una fattura, non potremo eliminarlo.
Tutte le anagrafiche sono gestite tramite la logica del "master-detail". In ogni schermata relativa ad un'anagrafica troveremo quindi una tabella (vedi il relativo paragrafo per comprenderne bene il funzionamento) contenente l'elenco di tutti i dati già memorizzati.
Di seguito, conoscendo già il funzionamento master-detail delle tabelle, analizzeremo, per ogni anagrafica, solo i campi da inserire nel form di dettaglio.

Categorie clienti

La scheda prevede solo un campo Descrizione e servirà a popolare i menù a tendina all'interno della successiva scheda Cliente o nei campi di ricerca ove il programma lo richieda.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Clienti

La scheda Cliente prevede i seguenti campi:
Ragione sociale, Indirizzo, Località, CAP, Prov, Codice fiscale, Partita IVA, Telefono, E-mail, Note, ABI, CAB e IBAN (della banca di appoggio per le Ri.Ba.) e Categoria.
L'unico parametro obbligatorio è la Ragione sociale, tuttavia completare le informazioni relative all'indirizzo può servire alla geolocalizzazione del cliente nelle statistiche. Inoltre vi è la possibilità di gestire più Destinazioni per ogni cliente.
I campi Codice destinatario, Pec e Tipo cliente sono relativi alla fatturazione elettronica e vedremo meglio il loro ruolo nella sezione dedicata.
Tramite il pulsante Stampa, in alto a sinistra sulla tabella, puoi ottenere il pdf dell'elenco completo o filtrato dei clienti.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Fornitori

La scheda Fornitore prevede i seguenti campi:
Ragione sociale, Indirizzo, Località, CAP, Prov, Codice fiscale, Partita IVA, Telefono, E-mail e Note.
L'unico parametro obbligatorio è la Ragione sociale.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Agenti

La scheda Agente prevede i seguenti campi:
Ragione sociale, Provvigione, Indirizzo, Località, CAP, Prov, Codice fiscale, Partita IVA, Telefono, E-mail e Note.
I parametri obbligatori sono la Ragione sociale e la Provvigione da utilizzare di default per i documenti legati all'agente stesso.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

IVA

La scheda IVA prevede i seguenti campi:
Percentuale e Descrizione, entrambi obbligatori.
Sarà possibile associare le percentuali qui definite ai valori di default per Reparti e Articoli.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Reparti

La scheda Reparto prevede i seguenti campi:
Codice IVA e Descrizione, entrambi obbligatori.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Sottoreparti

Oltre ai classici reparti, è possibile stabilire una gerarchia di sottoreparti a tre livelli, con struttura ad albero di tipo padre/figlio.
Questa funzione è particolarmente utile, oltre a fini statistici e di ricerca, anche per la composizione del menù di navigazione dell'e-commerce.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Unità di misura

L'unità di misura si riferisce alla quantità di articoli all'interno dei documenti di vendita o acquisto e non alle loro dimensioni.
La scheda Unità di misura prevede i seguenti campi:
Sigla e Descrizione entrambi obbligatori.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Varianti

Questi campi (inizializzati nel menù Impostazioni) rappresentano un parametro supplementare per gli articoli nei documenti di vendita/acquisto, che sarà monitorabile nello Storico movimenti e nelle Giacenze.
Le Varianti 1, 2, 3 e 4 prevedono come unico campo obbligatorio la Descrizione.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Categorie merceologiche

La Categoria rappresenta un parametro per raggruppare gli articoli in base ad una loro similarità merceologica.
La scheda Categoria prevede come unico campo obbligatorio la Descrizione.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Causali di trasporto

La scheda prevede l'unico campo obbligatori Descrizione.
I valori quì inseriti corrispondono alle opzioni viusualizzate nei documenti accompagnatori di vendita o acquisto.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Vettori

Porti

Banche

La scheda Banca prevede i seguenti campi:
ABI e Descrizione, entrambi obbligatori.
L'ABI sarà associabile ad Agenzie e Conti Correnti (CAB e IBAN) nei relativi menù.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Agenzie

La scheda Agenzia prevede i seguenti campi:
ABI (Banca), CAB, Comune, Indirizzo e CAP.
I parametri obbligatori sono l'ABI della Banca a cui è associata l'agenzia, il CAB e il Comune dell'agenzia stessa.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Conti corrente

La scheda Conto Corrente prevede i seguenti campi:
ABI (Banca), CAB (Agenzia), IBAN e Note.
Sono obbligatori l'ABI della Banca e il CAB dell'Agenzia a cui è associato il conto e l'IBAN del conto stesso.
I conti correnti quì definiti saranno associabili alle forme di pagamento definite nel relativo menù e disponibili per tutti i documenti di vendita e acquisto.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Pagamenti

La scheda Pagamenti prevede i seguenti campi:
Descrizione, Note in fattura, Scadenza rate (gg), Numero di rate, Fine mese e IBAN.
Sono obbligatori Descrizione, Scadenza e Numero di rate.
La Scadenza rate (gg) indica il numero di giorni (a partire dalla data di pagamento che sarà indicata nei documenti di vendita o acquisto) che potranno passare prima che il pagamento risulti scaduto.
Il Numero di rate esprime invece quante scadenze vanno generate (una ogni intervallo di giorni espresso in Scadenza rate) a fronte del corrispettivo totale.
Il flag Fine mese indica se ogni rata che viene generata deve essere posticipata all'ultimo giorno del mese.
L'IBAN rappresenta il conto corrente associato a questa forma di pagamento.

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Causali Pagamenti

Per il funzionamento generale vai alle sezioni Tabelle e Anagrafiche.

Anagrafica articoli

Come per le altre anagrafiche, anche quella degli articoli si presenta con una tabella riepilogativa e le relative funzioni di inserimento, modifica, cancellazione e ricerca.

Oltre a queste, abbiamo la possibilità di stampare l'elenco visualizzato (anche opportunamente filtrato) tramite il pulsante PDF.
La funzione Variazioni di gruppo permette invece di applicare le stesse modifiche all'insieme di articoli selezionati (tramite il check nella prima colonna). Di seguito il form di modifica che permette di cambiare con un click Reparto, IVA, Marca, Sottoreparti, Categoria e Unità di misura.

Vediamo adesso nel dettaglio il form col dettaglio di un singolo articolo:

In alto a sinistra troviamo i Pulsanti di scorrimento per muoverci tra i record della tabella senza dover uscire dal form di dettaglio. I pulsanti Nuovo, Elimina e Salva permettono di creare un nuovo record o di cancellare/modificare quello selezionato.
Inoltre abbiamo il tasto Duplica che permette di creare una nuova referenza dell'articolo visualizzato.
I campi valorizzabili sono Codice, Descrizione, Prezzo di Vendita e Prezzo di Acquisto, un campo Note, la Scorta minima, Reparto, IVA, Sottoreparti, Categoria, Unità di misura, le quattro Varianti personalizzate e una scheda tecnica descrittiva.
Di questi, Codice, Descrizione e IVA sono obbligatori.
Oltre a queste informazioni, tramite i tasti accanto al campo Codice Articolo, è possibile gestire Barcode, Prezzi di Listino e Immagini. Inoltre possiamo stampare una scheda del prodotto tramite il tasto PDF e visualizzare lo Storico dei movimenti o le Giacenze di magazzino dell'articolo.
Per quanto riguarda i Barcode, ad ogni articolo possiamo associarne quanti ne vogliamo, ognuno con la sua quantità di vendita (ad esempio consideriamo la confezione da sei bottiglie di acqua con la stessa referenza) e stampare il frontalino tramite PDF.
Nella gestione dei listini, come vedremo nel prossimo paragrafo, è possibile impostare nuovi prezzi di vendita a partire da quelli di vendita o acquisto standard, applicando un margine o una percentuale di ricarico. In questa schermata è possibile effettuare queste operazioni direttamente sull'articolo selezionato.
Col pulsante Immagini apriamo il form per l'inserimento delle immagini da associare all'articolo. La prima immagine sarà quella visualizzata nelle varie tabelle e maschere di vendita, le altre sono ad uso del modulo e-commerce.
Infine abbiamo i riepiloghi dello storico (filtrabili per data, controparte, documento, matricola e lotto) e delle giacenze di magazzino per ogni variante.

Listini

Nel form principale dei Listini è possibile creare, modificare o eliminare un listino. In questa fase vanno inserite solo le informazioni generali del listino, ovvero la Descrizione.

La sezione Articoli permette di associare, o rimuovere, gli articoli dal listino.
Sono presenti due tabelle (ordinabili e filtrabili): Listino che contiene gli articoli già associati al listino e Anagrafica di vendita/acquisto che contiene gli altri articoli in anagrafica.

Tra le due tabelle (in basso) vi sono i Pulsanti di associazione che permettono di spostare gli articoli selezionati da una tabella all'altra.
Si può scegliere se i Prezzi in anagrafica (tabella a destra) debbano visualizzare i valori di vendita o acquisto tramite il pulsante Switch .
Inoltre si può specificare la modalità generazione dei prezzi, cioè decidere se importare i prezzi esattamente come sono in anagrafica oppure variarli secondo uno specifico Margine o Ricarico. La variazione può essere positiva o negativa e con valori compresi tra -999.99 e +999.99.
Infine, cliccando su un elemento della tabella a sinistra, possiamo modificare singolarmente uno dei prezzi già associati al listino.

La sezione Punti vendita , infine, permette di associare il listino a uno o più Punti vendita (per il modulo POS) e all'Ecommerce.

Documenti di vendita

Tutti i documenti di vendita sono strutturati come segue.
Analogamente alle anagrafiche, all'apertura della pagina troveremo il riepilogo di tutti i documenti (le fatture di vendita nell'immagine di esempio).

Al di sopra della tabella abbiamo i pulsanti per la creazione di un Nuovo documento o per la sua Cancellazione (tenendo presente che se questo è l'ultimo che è stato inserito la numerazione verrà decrementata al numero precedente, altrimenti resterà un "buco" nella numerazione), il pulsante per la Ricerca avanzata e dei campi di ricerca veloce in base alla data e al periodo.
I campi di ricerca avanzata permettono di filtrare i documenti per Numero, Serie, Controparte, Stato pagamento, e Articoli contenuti all'interno.
Il pulsante Brogliaccio permette di generare un pdf contenente tutti i documenti in elenco, compreso il loro dettaglio.
Il tasto Salva CSV Fatturato infine permette di esportare in un file csv tutto il fatturato del periodo selezionato.

Per aprire un documento specifico basta cliccare sulla riga corrispondente. Di seguito vediamo il form di compilazione della fattura:

Nella parte sinistra abbiamo le informazioni generali del documento, dalla serie e numero al cliente, dal magazzino alle condizioni di pagamento.

Analizziamo prima la parte destra che contiene le informazioni sugli articoli e servizi inseriti nel documento, in quanto questa sezione è uguale per tutti i documenti di vendita e acquisto.
Vi è una tabella che contiene l'elenco stesso, mentre più in basso vi è il form con i dati di vendita relativi all'articolo.
I pulsanti Nuovo Articolo , Elimina Articolo e Salva Articolo ci permettono di fare le classiche operazioni di inserimento, modifica e cancellazione. Per quanto riguarda il salvataggio, questo può essere effettuato anche tramite la pressione del tasto Invio se ci troviamo in uno dei campi del form.
Il form Dettaglio è uguale per tutti i documenti e presenta i seguenti campi:
Codice articolo/Barcode: Riferimento al codice articolo o al barcode. (campo obbligatorio). Una volta inserito il codice, il menù a tendina conterrà tutti i codici e barcode relativi all'articolo selezionato. E' possibile selezionare l'articolo tramite una maschera di ricerca attivabile tramite il pulsante a fianco con la lente d'ingrandimento.

Descrizione: Descrizione articolo. Di default viene caricato il valore presente in anagrafica. (campo obbligatorio)
Quantità: Quantità di vendita dell'articolo/servizio specificato. (campo obbligatorio)
Prezzo: Prezzo di vendita. E' possibile selezionare un valore nel menù a tendina che contiene il prezzo di vendita in anagrafica e i prezzi di listino per il cliente inserito nella sezione Elenco documenti. (campo obbligatorio)
IVA: IVA associata. Il valore di default è quello assegnato all'articolo in Anagrafica articoli. (campo obbligatorio)
Sconto: indica lo sconto percentuale applicato alla singola riga del documento. Diverso dal campo Sconto che troveremo nella testata, il quale si riferisce a uno sconto in valore da applicare all'intero documento.
Matricola: Riferimento matricola (valore che verrà tenuto in considerazione nello Storico movimenti e nelle Giacenze di magazzino)
Lotto: Riferimento lotto (valore che verrà tenuto in considerazione nello Storico movimenti e nelle Giacenze di magazzino)
Inoltre saranno visibili i Campi supplementari definiti nel menù Impostazioni.
Nel form è presente un pulsante Passa a vendita servizi/articoli che ci permette di passare dalla vendita degli articoli in anagrafica alla vendita di servizi generici non catalogati.
Nel caso di vendita servizi, saranno visibili solo i campi Descrizione, Quantità, Prezzo e IVA, tutti obbligatori.

In alto troviamo la barra dei pulsanti per il dettaglio dei documenti. Abbiamo i tasti di navigazione Sx e Dx che ci permettono di scorrere i documenti nell'ordine della tabella. I tasti Nuovo , Elimina e Salva sono analoghi a quelli visti per tutte le anagrafiche. Il tasto PDF infine ci permette di generare il pdf dell'intero documento, mentre il tasto Mail ci consente di inviare per email il documento prodotto. Vediamo un esempio di seguito:

Il tasto Fatturazione elettronica richiama la procedura per l'emissione e l'invio della fattura secondo la nuova normativa. Per approfondire si rimanda al paragrafo sulla fatturazione elettronica.

Vediamo ora nei paragrafi successivi i campi relativi alla testata del documento, ovvero il form a sinistra, per ogni tipo di documento di vendita.

Fatture

Serie: Indica la serie del documento. I valori possono essere scelti tra quelli associati al tipo di documento in questione nel menù Amminstrazione-->Serie documenti. (campo obbligatorio)
Numero: Il numero rappresenta il progressivo per la serie specificata. (campo obbligatorio)
Note: Note a margine da inserire in fattura.
Data: Data di emissione del documento. (campo obbligatorio)
Cliente: Cliente associato alla fattura. Si può inserire il dato cercandolo nel menù a tendina (scrivi le prime lettere per restringere il campo) oppure tramite il pulsante Cerca che aprirà una tabella completa dei clienti, ordinabile e filtrabile, dove scegliere il cliente selezionando la riga corrispondente. (campo obbligatorio)
Ordine: Riferimento a un ordine del cliente.
Destinazione: Destinazione della merce diversa dall'indirizzo in anagrafica del cliente. Si può selezionarla dal menù a tendina se è già stata memorizzata in precedenza o aggiungerne una nuova tramite il pulsante Nuova
Fornitore: Fornitore associato alla fattura. Si può selezionarlo dal menù a tendina.
Causale di Magazzino: Indica se e come deve essere movimentato il magazzino. (campo obbligatorio)
Deposito: Indica il deposito di magazzino associato al movimento. (campo obbligatorio se la Causale è diversa da "No magazzino")
Forma di Pagamento: Indica la forma di pagamento, selezionabile tramite il menù a tendina che contiene i dati inseriti nel menù Anagrafiche-->Pagamenti. (campo obbligatorio)
Inizio: Inizio dei pagamenti. (campo obbligatorio)
Spese: Spese aggiuntive da conteggiare nel totale del documento.
Sconto: Sconto complessivo da conteggiare nel totale del documento.
Agente: Menù a tendina contenente gli agenti inseriti in Anagrafiche-->Agenti.
Provvigione: provvigione dell'agente. Di default viene proposto il valore inserito per l'agente in Anagrafiche-->Agenti, comunque modificabile.

Fatture accompagnatorie

Pro forma

D.D.T.

Serie: Indica la serie del documento. I valori possono essere scelti tra quelli associati al tipo di documento in questione nel menù Amminstrazione-->Serie documenti. (campo obbligatorio)
Numero: Il numero rappresenta il progressivo per la serie specificata. (campo obbligatorio)
Note: Note a margine da inserire in fattura.
Data: Data di emissione del documento. (campo obbligatorio)
Cliente: Cliente associato alla fattura. Si può inserire il dato cercandolo nel menù a tendina (scrivi le prime lettere per restringere il campo) oppure tramite il pulsante Cerca che aprirà una tabella completa dei clienti, ordinabile e filtrabile, dove scegliere il cliente selezionando la riga corrispondente. (campo obbligatorio)
Ordine: Riferimento a un ordine del cliente.
Destinazione: Destinazione della merce diversa dall'indirizzo in anagrafica del cliente. Si può selezionarla dal menù a tendina se è già stata memorizzata in precedenza o aggiungerne una nuova tramite il pulsante Nuova
Fornitore: Fornitore associato alla fattura. Si può selezionarlo dal menù a tendina.
Causale di Magazzino: Indica se e come deve essere movimentato il magazzino. (campo obbligatorio)
Deposito: Indica il deposito di magazzino associato al movimento. (campo obbligatorio se la Causale è diversa da "No magazzino")
Spese: Spese aggiuntive da conteggiare nel totale del documento.
Sconto: Sconto complessivo da conteggiare nel totale del documento.
Inoltre vi sono i seguenti campi che contengono le informazioni d'accompagnamento del documento:
Peso lordo, Peso netto, Causale di trasporto, Vettore, Aspetto esteriore, Numero di colli e Porto.

Ordini

Serie: Indica la serie del documento. I valori possono essere scelti tra quelli associati al tipo di documento in questione nel menù Amminstrazione-->Serie documenti. (campo obbligatorio)
Numero: Il numero rappresenta il progressivo per la serie specificata. (campo obbligatorio)
Note: Note a margine da inserire in fattura.
Data: Data di emissione del documento. (campo obbligatorio)
Cliente: Cliente associato alla fattura. Si può inserire il dato cercandolo nel menù a tendina (scrivi le prime lettere per restringere il campo) oppure tramite il pulsante Cerca che aprirà una tabella completa dei clienti, ordinabile e filtrabile, dove scegliere il cliente selezionando la riga corrispondente. (campo obbligatorio)
Ordine: Riferimento a un ordine del cliente.
Destinazione: Destinazione della merce diversa dall'indirizzo in anagrafica del cliente. Si può selezionarla dal menù a tendina se è già stata memorizzata in precedenza o aggiungerne una nuova tramite il pulsante Nuova
Fornitore: Fornitore associato alla fattura. Si può selezionarlo dal menù a tendina.
Causale di Magazzino: Indica se e come deve essere movimentato il magazzino. (campo obbligatorio)
Deposito: Indica il deposito di magazzino associato al movimento. (campo obbligatorio se la Causale è diversa da "No magazzino")
Spese: Spese aggiuntive da conteggiare nel totale del documento.
Sconto: Sconto complessivo da conteggiare nel totale del documento.
Chiuso: Questo campo sarà contrassegnato se per questo documento è stata generata una Fattura, tuttavia si può contrassegnare manualmente se si intende chiudere l'ordine.

Resi da cliente

Fatturazione differita

La fatturazione differita ci permette di generare automaticamente tutti i documenti di vendita che vogliamo all'interno del ciclo di vendita che va dall'Ordine fino alla Fattura (o Fattura accompagnatoria) passando per il D.D.T. o la Fattura proforma. Per ognuno dei documenti di vendita che abbiamo visto OnData mette a disposizione delle procedure (attivabili tramite i pulsanti Genera Fattura, Genera Proforma, Genera Accomp. e Genera DDT posti al di sopra della tabella) per generare i documenti richiesti e collegarli tra loro in modo da considerare unico il movimento di magazzino generato nel ciclo di vendita e anche per avere traccia del legame tra i documenti all'interno del ciclo stesso. Infatti una volta eseguita la procedura, nel documento di origine verrano valorizzati i campi Coll.Ser. e Coll.Num. con gli estremi del documento appena generato.
Inoltre, nel caso di D.D.T. e Fattura Proforma, sarà possibile generare una fattura raggruppata per un insieme di documenti aventi tutti lo stesso cliente.
Per ognuno dei documenti di vendita che abbiamo visto, è possibile generare automaticamente i seguenti documenti:
1) Ordini--> DDT, Fattura proforma, Fattura, Fattura accompagantoria
2) DDT --> Fattura, Fattura raggruppata
3) Fattura proforma --> Fattura, Fattura raggruppata.

Le procedure che richiamiamo con i suddetti pulsanti consistono nell'immissione dei dati di completamento per la generazione del documento richiesto, ad es. se abbiamo un Ordine e desideriamo generare una Fattura accompagnatoria, dobbiamo inserire la serie del documento, i dati di pagamento e i dati di trasporto.
Riportiamo come esempio la maschera che contiene i dati richiesti da OnData per generare una Fattura partendo da un Ordine (maschera visualizzata premendo il pulsante Genera Fattura):

Documenti di acquisto

I documenti di acquisto, hanno lo stesso aspetto e funzionamento dei documenti di vendita. Pertanto analizziamo solo i campi in testata per ognuno di essi.

Per il funzionamento generale sulla compilazione dei documenti vedi la sezione Documenti di Vendita.

Fatture

Resi al fornitore

Fatturazione elettronica

Vediamo in questo paragrafo tutti gli aspetti legati alla fatturazione elettronica, dall'emissione del file XML all'invio al Sistema di Interscambio della Agenzie delle Entrate (d'ora in poi indicato come SDI), dalla ricezione delle fatture dai fornitori tramite il codice destinatario KBRM7PS alla conservazione sostitutiva delle fatture emesse e ricevute.

Impostazioni

Preliminarmente a tutte le operazioni di invio/ricezione, dobbiamo compilare il modulo con le nostre informazioni fiscali.
Facciamo ciò tramite il menù Impostazioni nel tab Fatturazione elettronica. Di seguito vediamo il form correttamente compilato:

Ciclo attivo

Emissione fattura elettronica
Nel form di dettaglio della fattura, troviamo un pulsante con il logo della Agenzia delle Entrate. Questo pulsante permette di inviare la fattura elettronica al sistema di interscambio della Agenzia che, effettuata una serie di controlli, provvederà a inviarla al cliente oppure a scartarla in caso di errori. Una volta inviata la fattura elettronica, il documento non sarà più modificabile e il tasto per inviare la fattura sarà disabilitato e presenterà un segno di spunta verde.
Quando si clicca sul tasto di emissione della fatturazione elettronica si apre un form con i dati personali (quelli inseriti nelle impostazioni) e i dati di consegna del cliente, cioè il suo codice destinatario oppure la pec a seconda di dove ha dichiarato di voler ricevere le fatture. Inserire o l'uno o l'altro.
I dati dei clienti possono essere prememorizzati nell'anagrafica clienti e quindi questo form sarà precompilato all'apertura. Una volta inseriti e verificati i dati, premere il tasto Salva per inviare definitivamente la fattura elettronica.
Di seguito il form di emissione della fattura elettronica:

Come detto i documenti fatturati elettronicamente saranno contrassegnati da una spunta verde sul tasto di emissione, inoltre saranno distinguibili anche nell'elenco in tabella tramite la colonna SDI (Sistema di Interscambio) che presenterà un segno di spunta.

Ciclo passivo

Codice destinatario
Comunicare ai fornitori il codice destinatario KBRM7PS

Ricezione
Le fatture di acquisto saranno inviate dal sistema di interscambio ad OnData e caricate automaticamente. La fattura sarà inserita con la serie impostata di default in Amministrazione->Serie documenti per "Fattura immediata di acquisto".
La fattura non sarà modificabile se non per quanto riguarda le referenze degli articoli. Infatti se il codice articolo fornitore non è stato inserito dallo stesso, oppure se non corrisponde a nessun codice nell'anagrafica articoli, la riga di dettaglio sarà inserita come "Servizio" ma sarà possibile tramite il pulsante "Articoli/Servizi" assegnare il corretto codice articolo. Questo se ci interessa effettuare il carico di magazzino, altrimenti è possibile lasciare tutto com'è.

Riconciliazione automatica delle referenze
Nell'anagrafica articoli, all'interno del dettaglio dell'articolo, vi è un pulsante Codici fornitori. Tramite questa funzione è possibile associare al nostro articolo X, un codice per ogni fornitore. In questo modo, in fase di ricezione della fattura, le righe di dettaglio saranno associate automaticamente all'articolo corrispondente. Ovviamente questo processo dipende anche dalla "bontà" del file xml generato dal fornitore, infatti spesso altri software trascurano di inserire il codice articolo, mettendo solo la descrizione. In questo caso la riconciliazione non potrà essere automatica.

Monitor di stato e Conservazione sostitutiva

Nella pagina Amministrazione->Conservazione sostitutiva è possibile visualizzare lo stato di tutte le fatture emesse e ricevute, filtrando l'elenco per data, ciclo attivo/passivo, controparte e riferimento al documento. Inoltre è possibile scaricare i file XML selezionati (ad es per inviarli al commercialista).

Per quanto riguarda gli stati delle fatture, avremo i seguenti valori:
1) Inviato al SDI / In attesa di ricezione
2) Inviato al SDI / Ricevuto / In attesa controlli
3) Accettato dal SDI (in caso di esito positivo)
4) Inviato al SDI / Ricevuto / Scartato dal SDI (in caso di errori)

Nel caso 4, cliccando sulla riga è possibile visualizzare i codici di errore e la loro descrizioni che serviranno per correggere la fattura e poterla inviare nuovamente. Infatti, in caso di errore, la fattura ritornerà ad essere modificabile e il tasto di fatturazione elettronica sarà nuovamente abilitato.
Si fa presente che i tempi di elaborazione da parte della Agenzia delle Entrate, possono essere anche di diverse ore.

Ai fini della conservazione sostituiva OnData si impegna a conservare i files XML e tutte le notifiche del ciclo di trasmissione per dieci anni dal momento dell'emissione/ricezione. I files XML saranno disponibili tramite il tasto di salvataggio. Inoltre di tutto l'archivio relativo alla fatturazione elettronica viene fatto un backup alla mezzanotte di ogni giorno, così di come tutto il database.

Nella Home del gestionale, nella sezione Ultimi documenti, vi è un semaforo per ogni documento per indicare velocemente lo stato del ciclo di fatturazione elettronica. Tale semaforo non sarà presente per i tipi di documento che non vanno fatturati elettronicamente (es. DDT) e per eventuali fatture di acquisto inserite manualmente.
Inoltre all'apertura della Home page, viene mostrato un report sintetico sullo stato delle ultime fatture emesse e ricevute e un promemoria sulle fattura ancora da emettere.

Depositi

Qui definiamo i depositi da associare al magazzino. Ogni deposito che creiamo sarà selezionabile in tutti i documenti di vendita/acquisto e di movimentazione del magazzino, in modo da tenere traccia delle singole giacenze suddivise per deposito. La descrizione è obbligatoria. Per quanto riguarda i Movimenti di magazzino, ovvero carichi e trasferimenti, e l'inventario, la struttura è analoga a quella dei documenti di vendita/acquisto. Pertanto soffermiamoci solamente sui campi contenuti nel form e su alcune considerazioni generali.

Carichi

Nel modulo Carichi possiamo eseguire un carico merce su un deposito del magazzino. Abbiamo i seguenti campi: Rif. Serie: Indica la serie del documento esterno. (campo obbligatorio) Rif. Numero: Il numero rappresenta il progressivo per la serie specificata. (campo obbligatorio) Note: Note a margine da inserire nel documeto. Data: Data di emissione del documento. (campo obbligatorio) Deposito: Indica il deposito di magazzino associato al movimento. (campo obbligatorio)

Trasferimenti

Nel modulo Trasferimenti possiamo effettuare dei trasferimenti di merce da un deposito ad un altro. Abbiamo i seguenti campi: Rif. Serie: Indica la serie del documento esterno. (campo obbligatorio) Rif. Numero: Il numero rappresenta il progressivo per la serie specificata. (campo obbligatorio) Note: Note a margine da inserire nel documeto. Data: Data di emissione del documento. (campo obbligatorio) Deposito: Indica il deposito di magazzino associato al movimento di scarico, ovvero all'origine della merce. (campo obbligatorio) Altro Deposito: Indica il deposito di magazzino associato al movimento di carico, ovvero alla destinazione. (campo obbligatorio)

Inventario

Il modulo Invenatrio ci permette di rettificare le giacenze e il valore delle scorte di magazzino per gli articoli specificati. Qualsiasi operazione futura su questi articoli farà riferimento ad una giacenza e un saldo iniziale riconducibile alla data dell'inventario e ai valori immessi. Abbiamo i seguenti campi: Rif. Serie: Indica la serie del documento esterno. Rif. Numero: Il numero rappresenta il progressivo per la serie specificata. Note: Note a margine da inserire nel documeto. Data: Data di emissione del documento. (campo obbligatorio) Deposito: Indica il deposito di magazzino associato al movimento. (campo obbligatorio)

Giacenze

Nella sezione Giacenze per ogni articolo abbiamo la situazione delle scorte suddivise per Deposito, Matricola, Lotto, e i Campi supplementari definiti nel menu Impostazioni. Anche qui è possibile stampare la tabella, applicare filtri, raggruppamenti e ordinamenti.

Storico movimenti

Nella sezione Storico movimenti troviamo una tabella che contiene i dati relativi a tutti i movimenti degli articoli presenti nel Magazzino generale.
Per ogni articolo in particolare abbiamo la Data del movimento, il Barcode associato, la Quantità movimentata, la Matricola e il Lotto di riferimento, il Prezzo, la Serie e il Numero del Documento associato e la Causale del Movimento. Al di sopra della tabella abbiamo tutti i campi per la ricerca incrociata all'interno dello storico. Tramite il pulsante Stampa possiamo esportare in pdf la tabella per come la visualizziamo, quindi mantenendo filtri e criteri di ordinamento applicati.

Amministrazione

Tra le voci del menu Amministrazione troviamo tutti quegli strumenti che servono alla gestione della contabilità in regime semplificato, come la Prima nota, le Scadenze e il Registro IVA. Da qui possiamo gestire anche le Serie dei documenti, le Ricevute bancarie e le Provvigioni degli agenti. Vediamo in ordine tutti questi strumenti:

Serie documenti

Qui è possibile creare o modificare delle Serie documenti da associare ai vari documenti gestiti su OnData.cloud.
Vi sono un numero di serie predefinite che non possono essere modificate (se non nella numerazione) e cancellate. In aggiunta è possibile creare altre serie personalizzate, anche più di una per ogni tipo di documento, con Sigla e Numero gestiti liberamente.

Note di credito

La gestione delle note di credito è in tutto e per tutto simile a quella dei documenti di vendita o acquisto. Indichiamo solamente che vanno specificati Serie, Numero, Data, Cliente, Causale di magazzino e Deposito. La gestione degli articoli o servizi è identica a quella degli altri documenti di vendita come ad esempio le fatture.

Registro IVA

Nel Registro Iva abbiamo due tabelle, una per l'IVA a debito e una per l'IVA a credito.
Le tabelle sono visualizzabili tramite i tasti Vendita e Acquisto in alto a sinistra. Inoltre è possibile applicare un riferimento temporale scegliendo Anno, Mese di inizio e fine periodo. Di default, all'apertura della pagina, sarà visualizzato il mese corrente.
In ogni tabella abbiamo il riepilogo di ogni operazione effettuata nel periodo selezionato nei campi data (dal Mese, al Mese, Anno) in alto a sinistra. Tale riepilogo comprende la Data, la Serie e il Numero del documento, la controparte Cliente/Fornitore e lo scorporo di Imponibile e IVA per tutte le aliquote utilizzate nei vari documenti di vendita/acquisto.
In alto a destra troviamo i totali per ognuna di queste voci, mentre in alto a sinistra troviamo i saldi totali IVA a debito, IVA a credito, Totale credito/debito IVA e un campo Credito IVA prec. dove eventualmente possiamo inserire il credito IVA del periodo precedente.
Col tasto Stampa possiamo esportare in pdf il prospetto visualizzato.

Provvigioni agenti

In questa schermata troviamo l'elenco di tutte le provvigioni dovute agli agenti.
Ogni record della tabella contiene le seguenti informazioni: Agente, Data documento, Serie/Num, Importo totale del documento, la Perc.% della provvigione e la Provvigione dovuta.
In alto a destra della tabella, abbiamo invece il Totale Importi e il Totale provvigioni.
Col tasto Stampa possiamo esportare in pdf la nostra tabella.

Prima nota

In questa schermata è possibile visualizzare e stampare i dati relativi alla Prima nota di uno specifico mese. All'apertura saranno visualizzati i dati relativi al mese corrente.
In alto a destra troviamo le informazioni di riepilogo, ovvero: Totale entrate cassa, Totale uscite cassa, Totale entrate banca, Totale uscite banca, Totale entrate, Totale uscite e Saldo.
Nella tabella sottostante troviamo l'elenco delle singole operazioni nel periodi selezionato. In particolare per ogni operazione abbiamo Data, Descrizione operazione, Controparte, In cassa, Out cassa, In banca e Out Banca.
Il contenuto della tabella e i riepiloghi sovrastanti possono essere esportati in pdf tramite il pulsante Stampa.
In questa tabella troviamo tutti i dati generati automaticamente dalle scadenze corrisposte, tuttavia è possibile aggiungere, modificare e rimuovere altri movimenti in maniera manuale tramite il form che attiva tramite il tasto Nuovo o cliccando su una riga della tabella. Per ogni operazione sono obbligatori Controparte, Data, Importo e Operazione. La creazione, modifica ed eliminazione di un'operazione non generata automaticamente può essere gestita tramite i pulsanti Nuovo, Salva e Elimina.
Qualora tentassimo di modificare o eliminare dei dati generati automaticamente, una serie di avvisi ci dirà di volta in volta cosa ci è possibile fare.

Scadenzario e Ri.Ba.

In questa schermata è possibile visualizzare e stampare l'elenco delle Scadenze in un determinato periodo. Inoltre possiamo specificare se visualizzare solo le scadenze pagate, quelle da pagare o entrambi i tipi. In aggiunta, tramite la ricerca avanzata, possiamo specificare un intervallo di date e filtrare il contenuto per Descrizione, Controparte e Riferimento al documento originale.
Nella tabella abbiamo l'elenco di tutte le scadenze filtrate in base ai criteri suddetti. Per ognuna abbiamo la Data di scadenza, il tipo di Movimento (entrata/uscita), l'Importo, la Descrizione operazione, la Controparte, il flag Pagato e il Riferimento al documento.
Col tasto Stampa possiamo esportare in pdf la nostra tabella.
In questa tabella troviamo tutti i dati generati automaticamente dai documenti di vendita e acquisto, tuttavia è possibile aggiungere, modificare e rimuovere altre scadenze in maniera manuale tramite il form di inserimento/modifica che si apre tramite il tasto Nuovo o cliccando su una riga della tabella.
Per ogni operazione sono obbligatori Controparte, Data, Importo e Operazione. La creazione, modifica ed eliminazione di un'operazione non generata automaticamente può essere gestita tramite i pulsanti Nuovo, Salva e Elimina.
Qualora tentassimo di modificare o eliminare dei dati generati automaticamente, una serie di avvisi ci dirà di volta in volta cosa ci è possibile fare.
Vediamo anche la gestione delle Ricevute Bancarie (Ri.Ba.)
Per ogni singola scadenza possiamo emettere la Ri.Ba. tramite il pulsante Ri.Ba. che si trova nel form di inserimento/modifica. Ovviamente questa operazione può essere effettuata una sola volta, per cui in casi si voglia eseguire una ristampa (o anche eliminare la Ri.Ba.) è possibile farlo tramite il menu "Amminstrazione-->Elenco Ri.Ba. emesse".
Direttamente dalla tabella principale, possiamo anche raggruppare più scadenze in un'unica Ri.Ba. tramite il pulsante Ri.Ba. raggruppata, col quale emetteremo una Ri.Ba. per tutte le scadenze visualizzate in tabella. Ovviamente queste scadenze devono avere tutte la stessa controparte, nessuna deve essere stata già corrisposta e inclusa in una Ri.Ba. precedente. Il programma ci avviserà nel caso non si verifichino questi requisiti.

Elenco Ri.Ba.

In questa tabella troviamo l'elenco di tutte le Ri.Ba. emesse.
Col pulsante Ristampa Ri.Ba. otteniamo una copia della Ri.Ba. selezionata, mentre col pulsante Elimina Ri.Ba. la rimuoviamo dall'elenco e la cancelliamo definitivamente.

Statistiche

Tramite una tabella di pivot è possibile estrapolare i dati di vendita in qualsiasi combinazione vogliamo per ottenere un'analisi multidimensionale dei dati di vendita.
All'apertura della pagina attendiamo il caricamento del "cubo" coi dati di vendita dell'anno corrente (potremo sempre modificarlo).
Terminato il caricamento dei dati, verrà mostrato solamente il totale senza raggruppamento per campi particolari.
Di default viene mostrata la somma del totale, ma possiamo scegliere tra numerosi tipi di analisi (conta, media, minimo, massimo, varianza, ecc) e diversi tipi di dato (totale, quantità e prezzo).
I campi disponibili saranno visualizzati nel menù in al di sopra della tabella, sotto forma di pulsanti. Potremo trascinare questi campi nello spazio colonne o nello spazio righe, in qualsiasi ordine di precedenza.
Infine possiamo scegliere se visualizzare i dati sotto forma di Tabella oppure di Grafico tra quelli in elenco.
Come è facile intuire, con questo strumento possiamo ottenere qualsiasi tipo di informazione sui dati vendita.
Possiamo anche salvare e richiamare le impostazioni per modelli di report, tramite i tasti Nuovo, Elimina e Salva. I modelli salvati saranno visualizzati nell'elenco Report salvati.

Modulo POS

Il modulo POS prevede l'utilizzo di un software per windows da installare su ogni macchina della barriera casse. Il funzionamento di questo software è analizzato nella guida dedicata che possiamo scaricare dal seguente link: Manuale POS
Qui ci occuperemo della gestione della barriera casse dal punto di vista gestionale. Dalle impostazioni preliminari, alla gestione dei clienti e dei prezzi, all'analisi del venduto e dei log.

Punti vendita

Oltre alla gerarchia vista per gli utenti, è possibile stabilire una gerarchia anche per i punti vendita. I punti vendita all'interno dell'account potranno condividere le anagrafiche e gli articoli ma ognuno avrà un livello separato per la gestione dei prezzi (listini, volantini e promozioni) e l'emissione dei documenti di vendita/acquisto (fatture, scontrini, ecc.). Avrà un magazzino proprio e una gestione univoca dell'amministrazione (prima nota, scadenzario e registro IVA). Inoltre, analogamente alla gestione degli utenti, ogni punto vendita avrà accesso esclusivo tramite un suo Username e Password e potrà essere abilitato alla modifica dei dati relativi alle sezioni Anagrafiche, Articoli, POS, Fatturazione, Magazzino e Amministrazione. La gestione del punto vendita prevede anche specifiche Serie per i documenti di vendita/acquisto, la personalizzazione del logo e dell'intestazione dei documenti.

Impostazioni

In questa pagina inizializziamo i software della barriera casse con i dati principali e permettiamo in tal modo di stabilire la connessione tra il cloud e la barriera stessa.Inseriamo per prima cosa il Seriale installazione che compare all'avvio del software POS per windows. Dopodichè specifichiamo il Punto vendita a cui farà riferimento il POS. In tal modo, importeremo sulla cassa tutte le specifiche del punto vendita, dal magazzino per lo scarico al listino prezzi di base. Infine specifichiamo una Sigla identificativa di 5 caratteri e dei prefissi per i barcode che verranno digitati o passati allo scanner. In particolare abbiamo: il Prefisso fidelity che ci permetterà di riconoscere i barcode associati ad una fidelity card, il Prefisso operatore per il login tramite badge, il Prefisso scontrino che verrà utilizzato per congelare scontrini ed emettere un barcode che servirà a richiamarli successivamente e il Prefisso bilancia che sarà associato agli scontrini generati da bilance elettroniche e ci permetterà di "esplodere" alla cassa tali scontrini. Tali prefissi non sono obbligatori, per disabilitare la gestione associata basta lasciarli vuoti. Una volta salvate tali informazioni il POS sarà connesso al cloud.

Operatori

Configuriamo qui tutti gli operatori di cassa e i loro privilegi. Oltre a un Codice e una Password per il login da tastiera, possiamo specificare un Barcode tramite il tasto per il login tramite badge che possiamo vedere e stampare nel pannello anteprima Badge. Specifichiamo infine il Livello: con il valore 1 indichiamo un operatore con diritti di amministratore e senza restrizioni, con il valore 2 invece indichiamo un operatore con restrizioni. Un operatore di questo tipo non potrà compiere autonomamente operazioni quali storni, resi, sconti e annullamenti ma sarà necessaria la supervisione di un operatore di livello 1 che dovrà confermare l'operazione. Tutte le operazioni e ogni singolo tasto premuto dagli operatori di cassa saranno monitorabili tramite le pagine Log Operatori e Log Sessioni.

Fidelity card

In questa pagina ritroviamo l'intera anagrafica clienti. Selezionandone uno dall'elenco, potremo specificare un barcode per la Card cliente ed eventualmente modificarne il Saldo punti. Tali informazioni, sfruttando la potenza del cloud, sono circolari ed in tempo reale. Il saldo punti è generato dalle promozioni a bollini e potrà essere usato per il ritiro di articoli premio. Sia le promozioni che i premi sono analizzati più avanti.

Pagamenti

Qui possiamo specificare come dovranno funzionare sulle casse i pagamenti dell'anagrafica. Possiamo indicare un Importo massimo a valore o una Percentuale massima dello scontrino, oppure possiamo specificare un Importo fisso a valore. Specifichiamo inoltre se abilitare il Resto e se permettere il pagamento anche per gli articoli in Promozione e Volantini. Tramite il flag Abilitato alla cassa infine possiamo abilitare o disabilitare il pagamento alla cassa senza perdere la sua configurazione.

Volantini

Per i Volantini vale quanto detto a proposito dei listini, a parte il fatto che per i volantini possiamo specificare una data di inizio e una di fine.

Promozioni

La gestione delle promozioni è identica a quella dei listini e dei volantini. Tuttavia in questo caso possiamo specificare anche i giorni di validità all'interno della settimana. Vediamo nel dettaglio i tipi di promozione ammessi e il loro funzionamento:

M x N
La promozione consiste, per un elenco di Articoli, nel pagamento di una sola frazione di essi qualora ne venga venduta una certa quantità. Vanno specificate le quantità M e N degli articoli, ovvero la quantità venduta e quella che verrà pagata. Gli articoli associati alla promozione vanno inseriti nel Tab specifico.
Ad es. inserendo M=3 ed N=2, e l'articolo "001", otterremo per questo articolo la classica promozione Prendi 3, paghi 2. Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni. Può essere specificato anche il numero di Volte max che la promozione deve essere applicata all'interno dello stesso scontrino.

Paniere con sconto a valore sul totale
La promozione applica uno sconto a valore sul totale dello scontrino a condizione che venga venduta una certa quantità di articoli di un paniere. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e può essere vincolata al passaggio di una Fidelity card o ad una specifica Promo card. Vanno specificati lo Sconto € e la Soglia raggiunta la quale va applicato lo sconto. Va specificata inoltre la quantità M di articoli nel paniere che deve essere venduta. Nel Tab Articoli, infine, vanno selezionati gli articoli che fanno parte del paniere.
Ad es. se indichiamo 10 come Soglia, 2 come Sconto e 3 come Quantità M con gli Articoli "001" e "002" nel paniere, ogni 10€ di spesa otterremo 2€ di sconto, per ogni 3 articoli (in qualsiasi combinazione) tra "001" e "002". Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni. Può essere specificato anche il numero di Volte max che la promozione deve essere applicata all'interno dello stesso scontrino.

Paniere con sconto percentuale sul totale
La promozione applica uno sconto percentuale sul totale dello scontrino a condizione che venga venduta una certa quantità di articoli di un paniere. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e può essere vincolata al passaggio di una Fidelity card o ad una specifica Promo card.
Vanno specificati lo Sconto % e la quantità M di articoli nel paniere che deve essere venduta. Nel Tab Articoli, infine, vanno selezionati gli articoli che fanno parte del paniere. Ad es. se indichiamo 10 come Sconto e 3 come Quantità M con gli Articoli "001" e "002" nel paniere, otterremo il 10% di sconto sul totale, se nello scontrino sono presenti almeno 3 articoli (in qualsiasi combinazione) tra "001" e "002". Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni.

Paniere con taglio prezzo a valore
La promozione applica uno sconto a valore su un articolo specifico a condizione che venga venduta una certa quantità di articoli di un paniere. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e può essere vincolata al passaggio di una Fidelity card o ad una specifica Promo card. Vanno specificati lo Sconto € e la Soglia raggiunta la quale va applicato lo sconto e va indicato l'Articolo omaggio su cui applicare lo sconto. Va specificata inoltre la quantità M di articoli nel paniere che deve essere venduta. Nel Tab Articoli, infine, vanno selezionati gli articoli che fanno parte del paniere.
Ad es. se indichiamo 10 come Soglia, 2 come Sconto e 3 come Quantità M con gli Articoli "001" e "002" nel paniere, ogni 10€ di spesa otterremo 2€ di sconto, per ogni 3 articoli (in qualsiasi combinazione) tra "001" e "002". Questo sconto verrà applicato all'articolo omaggio indicato, qualora sia presente nello scontrino. Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni. Può essere specificato anche il numero di Volte max che la promozione deve essere applicata all'interno dello stesso scontrino.

Paniere con taglio prezzo in percentuale
La promozione applica uno sconto percentuale su un articolo specifico a condizione che venga venduta una certa quantità di articoli di un paniere. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e può essere vincolata al passaggio di una Fidelity card o ad una specifica Promo card. Vanno specificati lo Sconto %, l'Articolo omaggio su cui applicare lo sconto e la quantità M di articoli nel paniere che deve essere venduta. Nel Tab Articoli, infine, vanno selezionati gli articoli che fanno parte del paniere.
Ad es. se indichiamo 10 come Sconto e 3 come Quantità M con gli Articoli "001" e "002" nel paniere, otterremo il 10% di sconto sull'articolo omaggio indicato, se nello scontrino sono presenti 3 articoli (in qualsiasi combinazione) tra "001" e "002". Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni.

Punti su articoli
La promozione applica dei punti alla Fidelity del cliente in funzione del numero di articoli presenti tra quelli in elenco. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e deve essere vincolata al passaggio di una Fidelity card. Vanno specificati i Punti da assegnare per ogni referenza inserita nel Tab Articoli.

Punti sul totale
La promozione applica dei punti alla Fidelity del cliente in funzione del totale dello scontrino. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e deve essere vincolata al passaggio di una Fidelity card. Vanno specificati i Punti e la Soglia raggiunta la quale va aggiunto il numero di punti specificato.
Ad es. se indichiamo 10 come Soglia e 1 come Totale punti, ogni 10€ di spesa otterremo 1 punto sulla fidelity. Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni.

Sconto a valore sul totale
La promozione applica uno sconto a valore sul totale dello scontrino. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e può essere vincolata al passaggio di una Fidelity card o ad una specifica Promo card. Vanno specificati lo Sconto € e la Soglia raggiunta la quale va applicato lo sconto.
Ad es. se indichiamo 10 come Soglia e 2 come Sconto, ogni 10€ di spesa otterremo 2€ di sconto. Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni. Può essere specificato anche il numero di Volte max che la promozione deve essere applicata all'interno dello stesso scontrino.

Sconto percentuale sul totale
La promozione applica uno sconto percentuale sul totale dello scontrino. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e può essere vincolata al passaggio di una Fidelity card o ad una specifica Promo card. Va specificato lo Sconto %.
Ad es. se indichiamo 10 come Sconto, otterremo il 10% di sconto sul totale dello scontrino. Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni.

Taglio prezzo a valore
La promozione applica uno sconto a valore su un elenco di articoli. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e può essere vincolata al passaggio di una Fidelity card o ad una specifica Promo card. Vanno specificati lo Sconto € e la Soglia raggiunta la quale va applicato lo sconto. Nel tab Articoli vanno specificate le referenze a cui va applicato lo sconto. Va infine indicata la quantità M di articoli necessaria a fare scattare la promozione. Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni. Può essere specificato anche il numero di Volte max che la promozione deve essere applicata all'interno dello stesso scontrino.

Taglio prezzo in percentuale
La promozione applica uno sconto percentuale su un elenco di articoli. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e può essere vincolata al passaggio di una Fidelity card o ad una specifica Promo card. Va specificato lo Sconto %. Nel tab Articoli vanno specificate le referenze a cui va applicato lo sconto. Va infine indicata la quantità M di articoli necessaria a fare scattare la promozione. Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni.

Buoni sconto
La promozione applica uno sconto a valore sul totale dello scontrino. A differenza della promozione "Sconto a valore sul totale" però lo sconto non viene sfruttato nello scontrino corrente, ma viene emesso un buono da sfruttare negli scontrini successivi. La promozione prevede una Data inizio e una Data fine, può essere abbinata ai singoli Giorni della settimana e può essere vincolata al passaggio di una Fidelity card o ad una specifica Promo card. Vanno specificati lo Sconto € e la Soglia raggiunta la quale va applicato lo sconto. Nei campi Data Inizio 2 e Data Fine 2 indichiamo il periodo in cui sarà possibile riscuotere il buono.
Ad es. se indichiamo 10 come Soglia e 2 come Sconto, ogni 10€ di spesa otterremo 2€ di sconto sotto forma di buono. Si può specificare la Soglia minima di attivazione che indica la cifra minima nello scontrino perchè vengano valutate le altre condizioni. Può essere specificato anche il numero di Volte max che la promozione deve essere applicata all'interno dello stesso scontrino.

Premi

Nell'elenco abbiamo l'intera anagrafica articoli e per ognuno possiamo specificare le condizioni per il ritiro come articolo premio. Selezionandone uno infatti possiamo indicare l'ammontare di punti da scalare dalla fidelity card e l'eventuale contributo da versare per riscuoterlo.

Frontalini

Nell'elenco in tabella troviamo tutta l'anagrafica articoli, comprese tutte le combinazioni di ognuno di essi per barcode diversi e prezzi. Al di sopra della tabella abbiamo i soliti campi per la ricerca incrociata. Individuati gli articoli di cui si vuole stampare il frontalino (basta selezionarli tramite il flag nella prima colonna della tabella) possiamo generare il pdf con i frontalini scegliendo tra i due formati standard 100x36 mm o 65x36 mm, quindi premendo il tasto Stampa.
Alternativamente, tramite il tasto Carica PDTO, possiamo selezionare gli articoli tramite l'upload di un file di testo generato esternamente.

Real time

Grazie alla connessione diretta della barriera casse al gestionale cloud, possiamo vedere in tempo reale ogni singolo scontrino in corso su tutte i POS. Tutto questo anche con un semplice smartphone e con connessioni ad internet poco performanti. Ogni scontrino viene visualizzato nello stesso modo di quello reale (quantità, descrizione e totale).

Venduto scontrini

In questa pagina possiamo vedere lo storico di tutti gli scontrini emessi dall'intera barriera casse. Alla sua apertura, la pagina mostra di default il venduto odierno, tuttavia è possibile specificare una data inizio e una data fine a piacimento tramite i calendari nei campi di ricerca. Possiamo filtrare il venduto anche per Punto vendita e cassa e anche per numero. Inoltre possiamo effettuare ricerche per contenuto. Infatti è possibile cercare tutti gli scontrini che contengano uno specifico codice articolo. Nella tabella troviamo l'elenco degli scontrini. Cliccando su una riga qualsiasi visualizzeremo il dettaglio del singolo scontrino selezionato e il riepilogo dei pagamenti. Tramite il pulsante Brogliaccio generiamo un pdf contenente il riepilogo degli scontrini elencati in tabella. Il pulsante Genera fattura ci permetterà di creare una fattura da scontrino, una volta selezionato il cliente dal pop up che si aprirà. La Fattura da scontrino comunque è possibile emetterla anche direttamente dal POS. Quanto visto per la pagina in esame, vale anche per la pagina Scontrini NF. In essa troveremo però tutti gli scontrini emessi tramite stampante non fiscale.

Log operatori

Nel Log Operatori abbiamo lo storico di tutti i tasti premuti sul POS da ogni singolo operatore negli ultimi 15 giorni.

Log aggiornamenti

Quando effettuiamo delle modifiche sulle anagrafiche (clienti, articoli, listini, promozioni, volantini), queste restano sospese prima di andare ad aggiornare le casse. In tal modo potremo completare le nostre modifiche e decidere noi quando sincronizzare la barriera. Inoltre possiamo decidere quali aggiornamenti sbloccare e quali no. Gli aggiornamenti li possiamo gestire nella home del nostro cloud tramite il pannello Aggiornamenti barriera casse dove selezionare i singoli aggiornamenti da sbloccare. In ogni caso, all'interno di ogni pagina di anagrafica troveremo sempre il pulsante Sblocca aggiornamenti che ci permetterà di sbloccare al volo gli aggiornamenti della pagina stessa.